Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) Planificación de Recursos Empresariales

Enterprise Resource Planning (ERP) es un conjunto de software que se implementa para las Entidades pertenecientes a diferentes sectores empresariales, independientemente de su tamaño y fuerza. Un sistema ERP está diseñado para apoyar e integrar casi todas las áreas funcionales de un proceso de negocio, tales como la adquisición de bienes y servicios, venta y distribución, finanzas, contabilidad, recursos humanos, fabricación, planificación de la producción, logística y gestión de almacenes, entre otros requeridos.

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Integración de Procesos de Negocio (BPI) Business Process Integration

Las Empresas, independientemente del sector al cual pertenecen, requieren de sistemas con flujos de información eficiente de los procesos de negocios que están conectados unos a otros. La Integración de Procesos de Negocio (BPI) juega un papel importante en la superación de los retos de integración y le permite a las empresas conectar los diferentes sistemas internos y externos de su operación.

  • La Integración de Procesos de Negocio (BPI) permite:
  • Automatización de los procesos del negocio,
  • Integración de los sistemas y servicios,
  • Asegurar el intercambio de datos a través de numerosas aplicaciones, y
  • La Automatización de la gestión, el proceso operativo y de soporte.

La ilustración siguiente muestra una visión general de los diversos procesos de negocios que se ejecutan en una empresa y la forma en que se integran.

CicloErp

Funciones del sistema ERP

Un ERP normalmente realiza las siguientes funciones entre las más importantes:

  • Mantiene integrado el proceso del negocio.
  • Útil en la ejecución de planes y estrategias.
  • Se acelera el proceso en la toma de decisiones con base en datos precisos.
  • Extiende la red de negocios a dominios más amplios, para la expansión de productos y servicios y cubrir más clientes, proveedores y socios.
  • Identifica los riesgos operativos para mejorar los procesos y la gestión de los mismos.
  • Proporciona protección contra las violaciones de datos y amenazas de seguridad por fuga de información.
  • La organización se adapta a los cambios rápidamente a los procesos del negocio según sus propias necesidades.
  • Otorga beneficios, proporcionando medios útiles para aumentar la base de clientes y negocios.

Áreas Funcionales

ERP son sistemas de gestión empresarial que por lo general contienen un conjunto de aplicaciones integradas que una empresa utiliza para recopilar, almacenar, gestionar e interpretar los datos de muchas áreas funcionales entre las cuales más importantes se encuentran las siguientes:

  • Contabilidad financiera – Se ocupa de las transacciones financieras y los datos contables.
  • Recursos Humanos – Se ocupa de la información relacionada con los empleados de una organización.
  • CRM (Customer Relationship Management) Gestión de Relaciones con Clientes – Se ocupa de la captura y gestión de relaciones con los clientes.
  • Ventas y distribución – Se ocupa de la realización de pedidos, la entrega, el envío y la facturación.
  • Logística y gestión de almacenes – Se ocupa de almacenamiento de productos y envíos y embarques.
  • Fabricación y Gestión de Materiales – Se ocupa de las actividades de producción y planificación de la producción.
  • Gestión del Cambio de suministro – Se ocupa de los movimientos de los productos, su almacenamiento, gestión y control de los suministros.

La implementación del sistema ERP

La implementación del ERP es una tarea difícil ya que confluyen diferentes aspectos en la misma. Estas deben manejar como primer punto los requerimientos funcionales y técnicos de la organización en la cual se va a realizar la implementación del sistema ERP. En estos requerimientos se debe tomar en cuenta el tamaño de la empresa, el número de departamentos implicados, el grado de personalización, la magnitud del cambio y el proveedor del servicio de la implementación el sistema ERP adecuado a instalar, infraestructura técnica para el desarrollo de la implementación y presupuesto entre otras variables a determinar según sea el caso.

Generalmente para la implementación de un ERP se contrata a un proveedor de servicios que represente el sistema a implementar. Este proveedor cuenta siempre con un equipo de consultores técnicos, manejo del hardware y software y adaptación de los mismos de acuerdo a la información necesaria a ser usada por los usuarios de los sistemas y consultores funcionales, profesionales de las áreas de gestión que se encargan de traducir la información en base a procesos, metodologías y otros como la integración de la información explicada anteriormente, para que los sistemas arrojen la información deseada por los diferentes usuarios finales. Lo anterior siempre se realiza con la colaboración del personal de la organización creando un plan para ser llevado en el proceso de implementación, y en los que, se revisan procesos y metodologías con el estudio de las brechas y los aspectos que concuerdan con los sistemas ERP a implantar, llamados FIT and GAP, que es el determinar de la información manejada en la organización cual encaja en los nuevos sistemas y aplicaciones y cuales poseen una brecha o diferencias sustanciales, para entonces adaptarlas a los sistemas ERP a implementar.

Sistemas ERP más usados

Sistemas ERP de primer nivel, generalmente usado en empresas grandes

  • SAP
  • ORACLE
  • ORACLE eBUSINESS Suite
  • ORACLE JD EDWARDS
  • ORACLE PEOPLE SOFT
  • MICROSOFT DYNAMICS

Sistemas ERP de segundo nivel, usados en empresas medianas no mayores de 100 usuarios.

  • EPICOR
  • SAGE
  • INFOR
  • IFS
  • LAWSON

Sistemas ERP de tercer nivel generalmente son usados para empresas pequeñas y medianas en las que se manejan como máximo 50 usuarios. En este nivel se encuentra una gran oferta de soluciones y generalmente son utilizados en mercados locales y/o regionales donde se ubican las empresas en la que la implementación de estos sistemas también es más fácil y menos costosa que los anteriores mencionados. En el caso de Venezuela nos encontramos con la siguiente oferta que manejan la arquitectura ERP y generalmente ofrecen los paquetes integrados para que el proceso de implementación sea lo más expedito posible.

  • PROFIT
  • SAINT
  • GALAC SOFTWARE
  • A2
  • ADAPTAPRO
  • MIX EVOLUTION
  • MIX-NET

Ventajas de ERP

Mediante la integración de los procesos de negocio, el ERP ofrece las siguientes ventajas:

  • Ahorra tiempo y gastos.
  • Permite la toma rápida de decisiones por parte de la administración con la utilización de los datos y herramientas diseñadas en los sistemas de información.
  • Se mantiene una sola fuente de datos en la que se intercambian entre todas las unidades de la organización.
  • Ayuda en el seguimiento de las transacciones que se llevan a cabo en una organización, desde que se inicia hasta el final de la misma.
  • Suministra información en tiempo real siempre que sea necesario.
  • Se manejan con eficacia los diferentes procesos del negocio, generando mayor rentabilidad de las operaciones.
  • Proporciona la transferencia de información sincronizada entre diferentes áreas funcionales, tales como ventas, mercadeo, finanzas, manufactura, recursos humanos, logística y operaciones, etc.

Desventajas de ERP

El ERP adolece de los siguientes inconvenientes:

  • En ocasiones los procesos del negocio de una organización deben ser rediseñados para adaptarlos a una solución ERP, lo que trae como consecuencia cambios críticos en la manera como la organización lleva en específico ciertas operaciones.
  • El costo de la integración e implementación es complejo u puede ser muy alto.
  • Los usuarios finales deben ser entrenados para sus operaciones diarias
  • Requiere un tiempo considerable el adaptar, implantar y poner en marcha los sistemas ERP
  • Trae algunas veces conflictos en las líneas de responsabilidad entre los empleados de la organización, por la adaptación de un nuevo concepto de trabajo eficiente y rentable.

Conclusión

Si bien el empleo de un sistema ERP puede ser costoso, este ofrece a las organizaciones un sistema rentable en el mediano y largo plazo.

Los sistemas ERP funcionan mediante la integración de todos los diferentes departamentos de la organización con varias aplicaciones informáticas que permiten la comunicación eficiente entre estos departamentos y por lo tanto mejora la productividad.

Las organizaciones deben tomar precauciones adicionales cuando se trata de elegir el sistema ERP correcto para ellos. Ha habido muchos casos que las organizaciones han perdido mucho dinero por la selección errónea de la solución ERP y de un proveedor de servicios para ellos.

En el menú de este blog podrán encontrar tanto los datos de contacto así como el de los servicios que se ofrecen. Siempre dispuesto a servirles en las áreas de contabilidad, auditoría, sistemas de información y capacitación en las diferentes áreas de gestión financiera y no financiera. Ver sección Contacto y Servicios.

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